Home › Cases
Hoe krijg je balans, resultaat en debiteuren rechtstreeks uit Exact Online?
Exact Online bevat alles wat je nodig hebt voor een financieel dashboard, maar het komt er niet in die vorm uit. Een grootboek is geen balans en een rekeningschema is geen resultatenrekening. De vertaalslag daartussen leg je vast in een mappingtabel buiten de rapportcode, zodat een controller een rekening kan herindelen zonder ontwikkelaar.
Transport en logistiekExact Online, Power BI
Exact Online bevat alles wat je nodig hebt voor een financieel dashboard. Het probleem is dat het er niet in die vorm uit komt. Een grootboek is geen balans, en een rekeningschema is geen resultatenrekening. Daar zit een vertaalslag tussen, en die vertaalslag is het werk.
Uitdaging
Een Nederlands transportbedrijf wilde een financieel dashboard: omzet, brutomarge, bedrijfskosten, en inzicht in openstaande debiteuren en crediteuren. De data stond in Exact Online. Maar tussen de grootboekmutaties en een bruikbare balans zat geen enkele structuur.
Aanpak
- 242 grootboekrekeningen gemapt naar een rapportagestructuur: 69 regels voor de balans en 173 voor de winst- en verliesrekening, ingedeeld over 4 niveaus
- Mapping buiten de rapportcode gehouden, in een aparte tabel, zodat een wijziging in het rekeningschema geen aanpassing in het model vraagt
- Ouderdomsdimensie gebouwd voor debiteuren en crediteuren, met een eigen sleutel en sorteerkolom, zodat de categorieën in de juiste volgorde staan en niet alfabetisch
- 22 measures, waaronder netto omzet, brutomarge, saldo balans, saldo W&V, gemiddelde ouderdom per factuur en gemiddeld aantal dagen vervallen
- Acht schermen: cockpit, balans, winst- en verliesrekening, resultaat per maand, detailmutaties met doorklik, debiteuren en crediteuren
Tijdens het mappen bleek dat een aantal grootboeknummers wel in het Excel-rekeningschema stond maar niet in de pdf-versie, onder meer de nummers voor vennootschapsbelasting en een hele reeks salariskosten. Die zijn expliciet gemeld en als niet gekoppeld gemarkeerd, niet stilzwijgend weggelaten.
Resultaat
Een cockpit met netto omzet, brutomarge, bedrijfskosten en debiteuren per ouderdomscategorie, waar het management op maandbasis op stuurt. Vanaf elke regel is door te klikken naar de onderliggende mutaties, tot op grootboeknummer.
Doordat de mapping los staat van de code kan de controller een rekening herindelen zonder dat er een ontwikkelaar aan te pas komt.
Speelt dit bij jou ook?
Werk je met Exact Online en wil je een financieel dashboard dat je zelf kunt onderhouden? Plan een half uur in via de agendalink op powerbison.io/contact.
Bekijk ook
Waar past dit in het geheel?
Bijna elke opdracht begint bij een dashboard en groeit door naar het platform eronder. De governance-laag daarbovenop bouwen wij onder de naam Databewuster.
-
Stap 1
Power BI-dashboard
Cijfers waar je op kunt sturen, op een gemodelleerde bron in plaats van op losse exports. Meestal binnen zes tot tien weken.
Power BiSon Wat kost dat → -
Stap 2
Dataplatform
Alle bronnen incrementeel naar een eigen laag in jouw tenant. Koppelingen, historie, datakwaliteitsregels en een model dat meegroeit.
Power BiSon Fabric of eigen opzet → -
Stap 3
Data governance erop
Definities, eigenaarschap en een catalogus buiten de code, zodat de organisatie het overneemt en de cijfers blijven kloppen.
Databewuster Hoe dat werkt →
Een half uur is genoeg om te weten of het past
Geen presentatie en geen offerte aan het eind. We lopen je bronnen langs, je definities en je grootste ergernis.
Plan een half uurVeelgestelde vragen
Waarom staat de mapping buiten de rapportcode?
Omdat een rekeningschema verandert en een rapport niet elke keer aangepast hoort te worden. Door de mapping in een aparte tabel te zetten, over 4 niveaus, kan de controller zelf een rekening herindelen. Zit die logica in het rapport, dan heb je voor elke wijziging een ontwikkelaar nodig.
Hoeveel grootboekrekeningen moet je mappen?
In dit traject 242: 69 regels voor de balans en 173 voor de winst- en verliesrekening. Dat is monnikenwerk dat je maar een keer doet, en het bepaalt of je balans klopt. Tijdens het mappen kwamen nummers naar boven die in het ene bronbestand wel en in het andere niet stonden.
Waarom een aparte ouderdomsdimensie?
Debiteurencategorieen als 0 tot 30 dagen en 30 tot 60 dagen sorteren alfabetisch verkeerd. Met een eigen sleutel en sorteerkolom staan ze in de juiste volgorde, en kun je er ook op filteren en rekenen zonder dat de volgorde omvalt.
Wat zie je uiteindelijk in het dashboard?
Netto omzet, brutomarge, bedrijfskosten en debiteuren per ouderdomscategorie in een cockpit. Daarnaast balans, winst- en verliesrekening, resultaat per maand, en detailmutaties met doorklik tot op grootboeknummer. Plus gemiddelde betaaltermijn voor debiteuren en crediteuren.