Home › Exact Online koppelen
Hoe koppel je Exact Online aan Power BI zonder dat er records ontbreken?
Door incrementeel te laden via de sync-endpoints in plaats van steeds alles op te halen, OAuth met een goed geregelde token-refresh, en binnen de call-limieten per administratie te blijven. De vertaling van grootboek naar balans en resultatenrekening leg je vast in een aparte mappingtabel, buiten de rapportcode, zodat een controller een rekening kan herindelen zonder ontwikkelaar.
Waarom een rechtstreekse koppeling misgaat
Exact Online bevat alles wat je nodig hebt voor een financieel dashboard. Het probleem is dat het er niet in die vorm uit komt. Een grootboek is geen balans, en een rekeningschema is geen resultatenrekening. Daar zit een vertaalslag tussen, en die vertaalslag is het werk.
Trek je Power BI rechtstreeks op de API, dan loop je binnen een paar maanden tegen drie dingen aan: je raakt door je call-limiet heen, je hebt geen historie van hoe een cijfer er vorige maand uitzag, en elke rapportmaker bouwt zijn eigen versie van omzet. Dan heb je geen rapportageprobleem meer maar een definitieprobleem.
Hoe wij het opzetten
1. Incrementeel laden
Wij gebruiken de sync-endpoints van Exact en houden per tabel een watermerk bij van het laatst verwerkte tijdstempel. Elke lading registreert hoeveel records erbij kwamen. Wijkt dat af, dan zie je dat dezelfde dag.
2. OAuth met token-refresh
Het toegangstoken van Exact verloopt snel. Zonder goed geregelde vernieuwing staat je koppeling op een maandagochtend stil zonder dat iemand het merkt. Wij regelen die vernieuwing en zetten er signalering op.
3. De grootboekmapping buiten de code
De vertaling van grootboeknummer naar balansregel of W&V-regel zetten we in een aparte tabel, over meerdere niveaus. In een recent traject ging het om 242 grootboekrekeningen: 69 voor de balans en 173 voor de winst- en verliesrekening. Omdat die mapping los staat van de code, kan een controller een rekening herindelen zonder dat er iemand hoeft te programmeren.
4. Power BI is alleen nog de visualisatielaag
In het rapport zit geen bedrijfslogica meer. Dat is niet netheid om de netheid: zodra de logica in het rapport zit, is hij niet meer overdraagbaar en gebruikt je AI straks andere definities dan je dashboards.
Wat je eruit krijgt
- Cockpit met netto omzet, brutomarge, bedrijfskosten en debiteuren per ouderdomscategorie
- Balans en winst- en verliesrekening, met doorklik tot op grootboeknummer
- Debiteuren en crediteuren met vervaldagen en gemiddelde betaaltermijn
- Resultaat per maand tegenover vorig jaar of tegenover begroting
Werkt dit ook naast andere systemen?
Ja. Wij hebben Exact Online gecombineerd met onder meer Agiblocks voor handelsbeheer, Transpas voor transportlogistiek, Bol.com voor marketplace-verkoop en AFAS voor personeel. De aanpak is steeds dezelfde: elke bron incrementeel naar een eigen laag, daar het model, daarboven pas het dashboard.
Lees ook de case Hoe krijg je balans, resultaat en debiteuren rechtstreeks uit Exact Online?
Een half uur is genoeg om te weten of het past
Geen presentatie en geen offerte aan het eind. We lopen je bronnen langs, je definities en je grootste ergernis.
Plan een half uurVeelgestelde vragen
Kan Power BI rechtstreeks op Exact Online?
Technisch wel, maar voor iets meer dan een paar rapporten is dat onverstandig. Je loopt tegen de call-limieten aan, je hebt geen historie, en elke rapportmaker bouwt zijn eigen logica. Beter is een tussenlaag: haal de data incrementeel op naar een eigen database of Fabric, en laat Power BI daarop draaien.
Hoe voorkom je dubbele of ontbrekende boekingen?
Door incrementeel te laden via de sync-endpoints in plaats van steeds alles op te halen, en per tabel een watermerk bij te houden van het laatst verwerkte tijdstempel. Elke lading logt hoeveel records erbij kwamen. Wijkt dat af van de verwachting, dan zie je dat dezelfde dag in plaats van bij de kwartaalafsluiting.
Wat kost een koppeling tussen Exact Online en Power BI?
Dat hangt af van het aantal administraties, hoeveel jaar historie je wilt en of er naast finance ook logistiek of projecten mee moet. Wij starten met een korte betaalde ontwerpfase tegen een vaste prijs. Daarna heeft elke fase een eigen vaste prijs met een go of no-go moment.
Moeten wij zelf een datawarehouse hebben?
Nee, dat richten wij in, in jouw eigen Microsoft-omgeving. De data landt vanaf dag een in jullie tenant en alle transformaties staan als code in GitHub. Er is dus geen migratie achteraf nodig en je zit niet aan ons vast.
Hoe lang duurt het voordat de koppeling draait?
Na de ontwerpfase gaan de connectoren doorgaans binnen twee tot drie weken live, inclusief logging en monitoring. Het eerste financiële dashboard volgt kort daarna. De grootste vertraging zit meestal niet in de techniek maar in het geregeld krijgen van toegang en een OAuth-koppeling.