Home › Van Excel naar Power BI
Wanneer stap je van Excel over op Power BI?
Zodra het samenvoegen van bestanden meer tijd kost dan het lezen van de uitkomst, of zodra twee mensen met hetzelfde bestand een ander getal krijgen. Excel blijft uitstekend om te rekenen en te verkennen. Wat verhuist is de herhaling: elke maand dezelfde bronnen ophalen, opschonen en aan elkaar knopen. Dat hoort in een gegevenslaag, niet in een werkblad.
De vier signalen
- Het kost 2 dagen per maand. Iemand knoopt exports aan elkaar, en het staat stil zodra die persoon op vakantie is.
- De vergadering begint met welk cijfer klopt. Niet met wat je ermee gaat doen.
- Niemand durft het bestand aan te passen. Er zitten formules in die niemand meer overziet, dus wordt eromheen gewerkt.
- De historie verdwijnt. Elke maand wordt overschreven, dus een vergelijking met vorig jaar is er niet.
Herken je er een, dan is het nog geen probleem. Herken je er drie, dan kost het je al geld zonder dat het ergens op een factuur staat.
Wat er precies verhuist
| Blijft in Excel | Verhuist naar het model |
|---|---|
| Eenmalige analyse en verkenning | Het ophalen uit bronsystemen |
| Scenario’s doorrekenen | Het opschonen en samenvoegen |
| Een berekening die niemand anders nodig heeft | De definitie van een cijfer |
| Een lijstje voor eigen gebruik | De historie, zodat je kunt vergelijken |
Je Excel-bestanden zijn de specificatie
In die werkbladen zit jaren aan bedrijfslogica. Hoe marge berekend wordt, welke posten wel en niet meetellen, hoe een periode wordt afgesloten, welke uitzonderingen er bestaan en waarom. Dat is waardevoller dan het bestand zelf.
Wij lezen die logica eruit en leggen hem vast, in plaats van hem opnieuw te bedenken. Dat scheelt tijd en voorkomt de discussie waarom het nieuwe dashboard een ander getal geeft dan de oude Excel.
Wat het je kost aan tijd
De opstart vraagt iets: een paar dagdelen om de bronnen en de definities door te nemen. Daarna loopt het in sprints van 2 weken, met een overleg van een half uur waarin je ziet wat er af is en zegt wat er volgende ronde bij moet.
Zie ook wat het kost om een Power BI-dashboard te laten maken.
Een half uur is genoeg om te weten of het past
Geen presentatie en geen offerte aan het eind. We lopen je bronnen langs, je definities en je grootste ergernis.
Plan een half uurVeelgestelde vragen
Wanneer stap je van Excel over op Power BI?
Zodra het samenvoegen van bestanden meer tijd kost dan het lezen van de uitkomst, of zodra twee mensen met hetzelfde bestand een ander getal krijgen. Excel is uitstekend om te rekenen en te verkennen. Het gaat mis zodra het een maandelijkse productielijn wordt die van een persoon afhangt.
Moeten we dan stoppen met Excel?
Nee. Excel blijft waar het goed in is: rekenen, scenario’s doorrekenen, een eenmalige analyse. Wat verhuist is de herhaling: het ophalen, opschonen en samenvoegen van dezelfde bronnen, elke maand opnieuw. Dat hoort in een gegevenslaag, niet in een werkblad.
Wat gebeurt er met onze bestaande Excel-modellen?
Die zijn vaak de beste specificatie die er is. Er zit jaren aan bedrijfslogica in: hoe marge berekend wordt, welke posten meetellen, hoe een periode wordt afgesloten. Wij lezen die logica eruit en leggen hem vast in het model, in plaats van hem opnieuw te bedenken.
Hoe lang duurt zo een overstap?
Voor een eerste onderwerp, bijvoorbeeld omzet en marge, 6 tot 10 weken tot cijfers waarop je kunt sturen. Dat is inclusief de koppelingen naar de bron, het model eronder en de definities die vastgelegd worden. Daarna kost het je ongeveer 30 minuten per 2 weken.
Wat als iedereen straks toch weer exporteert naar Excel?
Dat gebeurt, en dat is niet erg zolang het om verder rekenen gaat. Het is wel een signaal als het om de basiscijfers gaat: dan mist er iets in het rapport, of vertrouwt men het niet. Die twee vragen een ander antwoord, dus het loont om uit te zoeken welke van de twee het is.